Samostalni check-in: kako gost da se prijavi pre nego što uđe u stan

Gost javlja da stiže u 23 časa. Vi ste na drugom kraju grada, na poslu ili u drugoj zemlji. Ključ je u keybox-u, ali prijava gosta u eTuristu ne čeka da stignete: ugostitelj je dužan da podatke o gostima unosi dnevno i uredno.

Samostalni check-in rešava upravo taj trenutak. Gost pošalje svoje podatke sa telefona pre nego što uđe u stan, a vi ih pregledate i potvrdite kad vam odgovara, bez sastanka na vratima.

Šta je samostalni check-in, a šta nije

Samostalni check-in znači da gost sam unosi podatke potrebne za prijavu: ime, prezime, datum rođenja, državljanstvo i podatke iz dokumenta. Najbrže ide fotografijom lične karte ili pasoša, a ručni unos ostaje kao rezerva.

To ne znači da gost sam sebe prijavljuje državi. Obaveza prijave ostaje na vama kao ugostitelju, i vi odgovarate za tačnost podataka. Zato dobra rutina uvek ima korak u kom vi pregledate i potvrdite ono što je gost poslao.

Rutina u pet koraka

1. Pošaljite link odmah posle rezervacije

Kada potvrdite rezervaciju, pošaljite gostu link za prijavu preko Vibera, WhatsApp-a ili poruke na Booking-u. Što ranije stigne, veća je šansa da gost sve popuni dok je još kod kuće, a ne u taksiju sa praznom baterijom.

2. Gost fotografiše dokument i proveri podatke

Gost slika stranu pasoša sa fotografijom ili poleđinu lične karte, gde su redovi sa slovima, brojevima i znakom <. Iz tog koda se čitaju podaci. Zatim gost proveri polja i ispravi ono što nije pročitano kako treba.

Ako putuje porodica, podatke šalje za svakog gosta, uključujući decu. Prijava obuhvata sve korisnike usluge smeštaja, ne samo nosioca rezervacije.

3. Vi pregledate i potvrdite

Dobijate obaveštenje da je gost poslao podatke. Proverite da li broj gostiju odgovara rezervaciji, da li su imena ista kao na rezervaciji i da li datum dolaska ima smisla. Tek tada potvrdite, i prijava odlazi u eTuristu.

4. Na dan dolaska gost dobija sve što mu treba

Adresa sa tačnim ulazom, Wi-Fi, parking i kućni red najbolje stoje na jednom linku. Kako da ga složite, objasnili smo u tekstu 10 stvari koje digitalni vodič za apartman mora da ima.

5. Ne zaboravite odjavu

Prijava je samo pola posla. Gost se odjavljuje posle odlaska, a kod pravnih lica i preduzetnika od toga zavisi i obračun boravišne takse. Detalje o taksi imate u tekstu Boravišna taksa 2026.

Pravilo 2 i 26 sati: zašto je važno kad potvrdite

eTurista ima vremensko pravilo za polje Čas dolaska:

• kod ručnog unosa na portalu, vreme dolaska može biti najviše 2 sata unazad u odnosu na trenutak unosa;
• kod programa povezanih sa eTuristom, dozvoljeno je do 26 sati unazad.

U praksi: ako gost stigne u ponoć, a vi prijavu ručno unosite ujutru, portal više neće prihvatiti stvarno vreme dolaska. Kad podatke šaljete iz aplikacije povezane sa eTuristom, imate do 26 sati. To nije poziv da odlažete, nego zaštita za noćne dolaske. Potvrdite čim možete.

Ceo postupak prijave objasnili smo u tekstu Kako prijaviti gosta u eTuristu, korak po korak.

Poruka koju možete da pošaljete gostu

Gosti se lakše odazovu kada znaju zašto nešto rade. Kratka poruka je dovoljna:

Dobar dan i hvala na rezervaciji! Prema propisima Srbije dužni smo da svakog gosta prijavimo. Da ne biste čekali na vratima, prijavu možete da završite unapred na ovom linku: [link]. Traje oko dva minuta po osobi. Uputstvo za ulazak u apartman stiže dan pre dolaska.

Poruka na engleskom neka bude ista, samo prevedena. Ne objašnjavajte zakon u pet pasusa, gostu je dovoljna jedna rečenica.

Česta pitanja domaćina

Šta ako gost ne želi da pošalje fotografiju dokumenta? Ponudite ručni unos. Podaci su isti, samo se kucaju. Mnogi gosti su navikli na ovo iz Italije, Španije ili Hrvatske, gde je prijava takođe obavezna.

Kako da znam da su podaci tačni? Uporedite ime sa rezervacijom i broj gostiju sa brojem prijava. Ako nešto ne štima, zamolite gosta da pri dolasku pokaže dokument ili pošalje fotografiju još jednom. Potvrdu ne dajte dok niste sigurni.

Kada da pošaljem šifru za keybox? Tek kada su svi gosti poslali podatke. Tako prijava nikada ne ostaje „za posle”, a gost ima jasan razlog da je završi pre dolaska.

Šta ako gost stigne, a nije popunio ništa? Pošaljite mu link još jednom i zamolite ga da to uradi odmah, sa vrata ili iz stana. Ako koristite program povezan sa eTuristom, imate do 26 sati za vreme dolaska, ali ne čekajte sutradan.

Kako to izgleda u Check-in Assist-u

U Check-in Assist-u svaki boravak ima svoj link. Gost ga otvara u pregledaču, bez instalacije aplikacije. Slika dokument, proveri podatke, doda decu i pošalje. Vi dobijate obaveštenje, pregledate prijavu u aplikaciji i jednim potvrđivanjem je šaljete u eTuristu.

Isti link gostu posle služi kao vodič boravka: Wi-Fi se pojavljuje dan pre dolaska, a tu su i adresa, pravila i kontakt. Vi ne morate biti na lokaciji ni za prijavu ni za odgovore na ista pitanja.